E-mail til foreninger på eget domæne

Mange foreninger kører stadig med formandens private Gmail eller en gammel Hotmail-adresse. Det går fint, indtil formanden stopper, kassereren skifter, eller nogen glemmer adgangskoden. Med en fast mailadresse på foreningens eget domæne – fx formand@dinforening.dk – følger mailen med posten, ikke med personen.

Hvorfor have foreningsmail på eget domæne?

• Adressen tilhører foreningen: Når en ny formand eller kasserer tager over, overdrager I blot adgangen. Gamle mails og kontakter følger med.
• Troværdighed: En mail fra kasserer@dinforening.dk ser mere seriøs ud end en privat Gmail – og er sværere at efterligne.
• Persondata og GDPR: Foreninger behandler ofte medlemsoplysninger. Det er nemmere at holde styr på, når mailen ligger hos en europæisk udbyder med databehandleraftale end i private konti.
• Ingen reklamer: Hverken medlemmer eller bestyrelse skal se annoncer, når de læser foreningens mails.

Sådan fungerer Mailio for foreninger

• Eget .dk-domæne: Tjek og bestil fx dinforening.dk direkte hos os. Har I allerede et domæne, kan vi sætte mail op på det. Se mail på eget domæne.
• Én konto pr. post: Fx formand@, kasserer@ og info@. Hver bruger har 5 GB mailboks, webmail, kalender og kontakter.
• Fast pris: .dk-domæne 150 kr./år + 450 kr./år pr. mailbruger, alt inkl. moms. Én bruger med domæne koster altså 600 kr. om året. Se priser.
• Dansk faktura og dansk moms: Nemt for kassereren og revisoren.
• Databehandleraftale: Foreninger med mail på eget domæne kan indgå en databehandleraftale. Skriv til privacy@mailio.dk.
• Virker overalt: Bestyrelsen kan bruge webmail, Outlook, Apple Mail eller mobilen – det de er vant til.
• Dansk support fra Vores IT ApS i Lejre.

Gode råd til foreningens mail

1. Brug adresser til poster, ikke personer. formand@ i stedet for jens@. Så skal I ikke skifte adresse, når bestyrelsen skifter.
2. Gem adgangskoderne et fælles, sikkert sted, fx i en adgangskodemanager, som mindst to i bestyrelsen har adgang til.
3. Behold to-faktor-login slået til. Det er standard hos Mailio og beskytter mod, at nogen overtager foreningens mail.
4. Skriv overdragelsen ind i jeres rutiner, så den nye formand eller kasserer får adgang ved generalforsamlingen.
5. Send ikke følsomme medlemsoplysninger i almindelige mails, hvis det kan undgås.

Sådan kommer I i gang

1. Tjek om jeres domæne er ledigt på mail på eget domæne, eller skriv til support, hvis I allerede har et.
2. Bestil domæne og det antal mailbrugere, I har brug for.
3. Vi opretter kontiene og sender login. Mail på eget domæne aktiveres typisk inden for 1–3 hverdage.
4. Flyt gamle mails over, fx med guiden flyt mails fra Gmail.

Læs også: Sikkerhed og databeskyttelse hos Mailio · E-mail og data i EU

Læs også: Alternativ til Gmail · E-mail uden reklamer · Om Mailio · Kom i gang · Opsætning på telefon · Opsætning på computer · Mail på eget domæne · Sikker e-mail · Flyt mails fra Gmail · E-mail og data i EU · Sikkerhed og data · Mailio vs. Proton, Tuta og Posteo · Alternativ til Hotmail